Jumat, 22 April 2011

contoh proposal arsip

A. LATAR BELAKANG
Penulis proposal menempuh Ilmu di Sekolah Kejuruan dengan mengambil program Keahlian Sekretaris. Oleh sebab itu penulis telah mendapat “Tata Persuratan dan Kearsipan”. Penulis telah mencapatkan ilmu pengetahuan tentang hal tersebut baik teori maupun praktek. Untuk itu penulis ingin mencoba mempraktikkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan tentang kesekretariatan yang sesuai dengan program keahlian penulis. Melalui program ini, dapat diketahui berbagai hal tentang tata cara persuratan dan kearsipan baik untuk perkantoran maupun kehidupan sehari-hari.
Tata persuratan dan kearsipan tidak lepas dari roda pemerintahan. Sebab, tata persuratan dan kearsipan merupakan pedoman pelaksanaan jalannya pemerintahan. Semua kegiatan yang menyengkut persoalan kantor/instansi/organisasi, baik pemerintah atau swasta pasti berupa tata persuratan dan kearsipan.
Pengarsipan dokumen yang baik, sistematis dan efisien selalu didambakan insan kantor atau yang menggunakan jasa sekretaris, yang mudah ditemukan kembali. Tata persuaratn dan kearsipan juga diatur dalam perundang-undangan kearsipan yang berlaku di Indonesia. Dalam tata persuratan terdapat surat niaga dan surat dinas.
Tujuan penulis membuat proposal, agar mengetahui lebih jauh bagaimana pelaksanaan dan sistematika persuratan dan kearsipan yang diberlakukan di perkantoran terutama dalam ruang lingkup pengorganisasian di Sekolah Menengan Kejuruan (SMK).

B. KEUNGGULAN DAN FUNGSI TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN
1. Keunggulan dan Fungsi Tata Persuratan
a. Faktor pendukung kesuksesan administrasi suatu kantor, instansi, atau suatu organisasi
b. Sumber keterangan/informasi yang mendukung kelancaran komunikasi antara instansi dan kantor lainnya.
c. Sebagai barometer untuk mengukur maju tidaknya suatu kantor atau instansi yang diukur dari; kerapian, ketelitian, tata persuratannya.
d. Sebagai dasar pengembilan keputusan

2. Keunggulan dan Fungsi Tata Kearsipan
a. Sumber dokumentasi
b. Sebagai alat bukti untuk masa depan dan sekarang
c. Sebagai alat untuk membantu ingatan , instansi, kantor dan organisasi


C. SKEMA/GAMBAR KERJA
1. Surat Niaga
Pengonsepan masam-masam surat niaga


Pengoreksian macam-macam surat niaga

Pengetikan masam-masam surat niaga dan penanda tanganan

Penomoran masam-masam surat niaga dan pengecapan

Pengagendaan macam-macam surat niaga

Pengiriman macam-macam surat niaga

Pengarsipan macam-macam surat niaga


2. Surat Dinas
Pengonsepan masam-masam surat dinas


Pengoreksian macam-macam surat dinas

Penomoran masam-masam surat dinas dan pengecapan


Pengagendaan macam-macam surat dinas


Pengiriman macam-macam surat dinas


Pengarsipan macam-macam surat dinas



D. BAHAN
No. Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Kertas HVS
Amplop
Karbon
Map Plastik
Map Biasa
Lem
Tepe X
Blangko Konsep Surat
Buku agenda disposisi
Buku lembar disposisi
Kertas HVS berwarna
60 gram
Standart
Folio
Map folio
Map folio
Standart
Standart
Folio
Folio
Folio
60 gram
Lembar
Lembar
Lembar
Lembar
Lembar
Buah
Buah
Lembar
Lembar
Lembar
Lembar
50
20
5
2
2

0
25
2
25
10



E. FASILITAS PERALATAN
Sedangkan fasilitas yang digunakan antara lain di bawah ini !
No. Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Komputer
Piota/tinta
Disket
Pelubang/porpulator
Staples
Paper clip
Gunting
Mistar
Pencil
Bolpoint
Isi staples
Kalkulator
Bantalan stampel
stempel
Terinstal MS Office
B1C-2100 SP
Eagleate Series
Raax HD-10
Eaglen 24/10
Tempo
Sedang
30 cm
2 B
Pilot
Sedang
10 digit
Disesuaikan
Disesuaikan
Buah
Buah
Buah
Buah
Buah
Biji
Buah
Buah
Buah
Buah
Kotak
Buah
Buah
Buah
1
1
1
1
1
15
1
1
1
1
1
1
1
1

F. A. PROSES KERJA (SISTEMATIKA KERJA)
1. Pembuatan konsep surat (Draft)
2. Pengoreksian konsep surat (menggunakan tanda koreksi)
3. Pengetikan surat
4. Pemnanda tanganan (meminta tanda tangan kepada pimpinan)
5. Memberi cap, nomor surat, dan memasukkan ke amplop
6. Mencatat ke buku agenda
7. Mengirim surat menggunakan buku ekspedisi (ekstern)
8. Arsip/pengarsipan/penyimpanan




B. PROSES PENANGANAN SURAT MASUK
1. Penerimaan surat
2. Pencatatan/penyimpanan (agenda)
3. Pengarahan/penerusan (menggunakan disposisi)
4. Arsip

G. RENCANA ANGGARAN BIAYA
Anggaran biaya yang direncanakan antar lain :
1. Harga Bahan : Rp. 30.900,-
2. Harga Peralatan : Rp. 80.000,-
Rp. 110.000,-

H. SASARAN PASAR/PENGGUNAAN
1. Dunia Industri
2. Pemerintah atau swasta
3. Organisasi

I. JADWAL PELAKSANAAN
No. Keterangan Februari Maret April
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.
2.
3.
4.
5.
Rencana kerja
Gambar kerja
Proses kerja
Laporan
Presentasi/verifikasi
X
X

X

X
X


X


X


X
X



X





X





X





DAFTAR HARGA BAHAN
No. Nama Barang Satuan Jumlah

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Kertas HVS
Amplop
Karbon
Map Plastik
Map Biasa
Lem
Tepe X
Blangko Konsep Surat
Buku agenda
Buku lembar disposisi
Kertas HVS berwarna
50 lembar
10 lembar
5 lembar
2 lembar
2 lembar
1 buah
1 buah
25 lembar
2 lembar
25 lembar
10 lembar

Rp. 4.000,-
Rp. 2.500,-
Rp. 1.000,-
Rp. 500,-
Rp. 10.000,-
Rp. 1.500,-
Rp. 2.500,-
Rp. 2.500,-
Rp. 400,-
Rp. 2.500,-
Rp. 1.000,-

Rp. 30.900,-

DAFTAR HARGA PELARATAN
No. Nama Bahan Satuan Jumlah
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13 Piota/tinta
Disket
Pelubang/porpulator
Staples
Paper clip
Gunting
Mistar
Pencil
Bolpoint
Isi staples
Kalkulator
Bantalan stampel
stempel 1 Buah
1 Buah
1 Buah
1 Buah
1 Biji
1 Buah
1 Buah
1 Buah
1 Buah
1 Kotak
1 Buah
1 Buah
1 Buah Rp. 12.500,-
Rp. 5.000,-
Rp. 15.000,-
Rp. 5.000,-
Rp. 1.500,-
Rp. 7.000,-
Rp. 1.500,-
Rp. 1.000,-
Rp. 1.000,-
Rp. 1.000,-
Rp. 12.500,-
Rp. 10.000,-
Rp. 7.500,-

Jumlah Rp. 80.000,-


J. PENUTUP
Demikianlah proposal ini dibuat, atas partisipasi dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih. Semoga acara ini berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Tidak ada komentar:

BELAJAR KOSA KATA BAHASA JEPANG